Datenschutzalltag

Das Forum Elektronische Steuerprüfung ist auch für Datenschutzbeauftragte und Datenschutzinteressierte eine gute Quelle bei der Suche nach verständlichen Informationen zu buchhalterischen Fragen.

Heute entdeckt: Thorsten Brand zählt in seinem Artikel “Rechtsgrundlagen E-Mail-Archivierung” nicht nur – wie versprochen – die wesentlichen Vorschriften auf, sondern er beleuchtet dabei die speziellen Aspekte von E-Mails, begründet nachvollziehbar die Notwendigkeit der Archivierung, listet die Themenbereiche einer hilfreichen E-Mail-Policy auf und hat sogar noch Platz für Anregungen zu einer DMS-Verfahrensdokumentation.

Das alles auf nur neun Seiten, management- und aministratorenverständlich geschrieben. Hilfreich, wenn man – wie viele Unternehmen – vor der Entscheidung für eine E-Mail-Archivierungslösung steht und sich wenigstens einen ungefähren Überblick über die Rahmenbedingungen verschaffen will, bevor man sich in die Hände eines Lösungsanbieters begibt.

Nebenbei: Das allein bücherfüllende Thema “Private E-Mailnutzung im Unternehmen” wird hier nur ganz am Rande erwähnt.

Eine hilfreiche Dokumentation von Seiten eines Lösungsanbieters kam mir in den letzten Wochen in die Finger: Für das “WhitePaper zur Erfüllung der Anforderungen der GDPdU mit der Software GFI MailArchiver 6” vergesse ich sogar meine Checklisten-Allergie, denn hier werden konkreten rechtlichen Anforderungen ebenso konkrete Konfigurationsmöglichkeiten gegenübergestellt. Nachahmenswert!

Das verspricht ein Schnell-Check bei redmark, auf den ich durch twitter gestoßen bin:
Also fix runtergeladen (kostenlos – aber für den Account musste ich (m)eine Adresse herausrücken) und nachgeschaut. Donnerwetter, in 18 Fragen zum Datenschutzglück, kaum anderthalb A4-Seiten.

Kann man machen, wenn man sich auf solche Tipps beschränkt wi:

• “Prüfungskriterium: Die Programme zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthalten die Funktionen, um die Einwilligung richtig zu verwalten. Reaktion bei nein: keine Verarbeitung, neue Software beschaffen.”
  OK, welches CRM kaufe ich denn heute ein? Oder

• “Prüfungskriterium: Werden die Daten (für die Erfüllung der Aufgaben) benötigt, ist die Speicherung auf die Inhalte begrenzt, die zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind (Datensparsamkeit). Reaktion bei Nein: Datenbestand und Abläufe prüfen” – und was mache ich am Nachmittag?

Richtig böse werde ich als Datenschutzbeauftragter bei den Fragen 14 und 16:

• Frage 14 “Prüfungskriterium: Das Unternehmen hat keinen betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB). Reaktion bei Ja: weiter bei Frage 17″
  Eine Reaktion bei Nein ist auf der Liste nicht zu finden

Und der Hammer:

• Frage 16 “Prüfungskriterium: Der verschärfte Kündigungsschutz des betrieblichen DSB stellt ein Problem dar. Reaktion bei Ja: neuen DSB benennen.”

Da wird der alte Datenschutzbeauftragte mal eben weggecheckt. Hätte er sich doch nur ruhig verhalten…

Das Schlimme: Die Checkliste wird sicher tausendfach runtergeladen (kostenlos!) und hier und da zum Einsatz kommen. Grund genug, sich wieder einmal über die zunehmende Checklistengläubigkeit aufzuregen, auch unter Datenschutzverantwortlichen und Datenschutzumsetzern.

Verwende keine Checkliste, die Du nicht selbst erstellt oder geprüft hast.